PROCESADOR DE TEXTOS WORD 4ª PARTE

10.0-. Recursos para la oficina.
Combinación de Correspondencia
Mediante la característica de combinación de correspondencia, Word le permitirá producir cartas, sobres y etiquetas postales hechas a la medida, para cada uno de los miembros de su lista de correo. Usted podrá dirigirse a cada uno de sus destinatarios por su nombre, hacer referencia a su dirección y, en cartas seleccionadas, incorporar mensajes especiales.
Carta Modelo.
Los componentes básicos de una carta modelo son un documento principal y un archivo de datos fuente.
El documento principal incluye todo el texto que en forma general planea enviar a su lista de correo, pero omite aquella información que es única de individuo a individuo: nombre, dirección, mensajes especiales, etc. Para crear una carta modelo, puede crear un documento nuevo o utilizar uno existente.
El archivo de datos fuente contiene la información única correspondiente a cada destinatario. Un archivo de datos fuente , que de hecho es una simple base de datos, consiste de una tabla que incluye nombres, direcciones e información que tal vez ni siquiera pudiera llegar a su carta, pero que pudiera activar alguna selección o mensaje especial. Este archivo se compone de un registro para cada individuo al cual se le enviará una carta.
El primer registro de un archivo de datos fuente es el registro de encabezados o inicial, que contiene todos los campos de combinación, o etiquetas de campo, los cuales identifican los campos e indican la posición de cada uno de ellos en el documento principal.
Después de identificar el documento principal y el archivo de datos fuente, puede iniciarse el proceso de reunir anbos documentos. El proceso para crear castas modelo es el siguiente.
1. cree el documento que le servirá de modelo para generar su carta, escriba el cuerpo de la carta, omitiendo el nombre, información de dirección o cualquier otro dato que sea específica de cada destinatario.
2. Abra el menú Herramientas y seleccione el comando Combinar correspondencia. Se abrirá una ventana con tres opciones. Elija la opción crear y del menú desplegable seleccione carta modelo, por último se visualizará una nueva ventana de selección que le pedirá elegir entre el documento activo (si ya creó el documento modelo) o uno nuevo (si todavía no ha creado un documento modelo).

3. El siguiente paso es crear el origen de datos. De la ventana de opciones haga clic sobre la número 2 y del menú desplegable elija crear origen de datos o abrir origen de datos dependiendo de si ya lo generó o está por hacerlo. Si no ha creado el origen de datos elija crear origen de datos, luego haga las modificaciones respectivas, borrando de los campos predeterminados o agregando nuevos campos personalizados. Haga clic en Aceptar y guarde el archivo de origen de datos.

4. Nuevamente, el programa muestra una pantalla donde pregunta si se quiere editar la fuente de datos o el documento principal. En este caso eligiremos la primera opción para agregar elementos a nuestra lista de datos.

5. Aparece la ventana de inserción de datos. Escriba la información en los cuadros de texto que corresponda a cada campo, luego haga clic sobre agregar nuevo. Repetirá el proceso tantas veces como destinatarios tenga. Cuando finalice haga clic en Aceptar.

6. Luego, en el documento principal, haga clic en la posición donde desee insertar el primer campo de combinación. Ubique la barra de herramientas Combinar correspondencia y haga clic sobre el botón insertar campo de combinación, escoja el primer campo y gréguelo al documento. Repita el paso hasta que haya insertado todos los campos de combinación deseados. Puede insertar espacios, palabras o puntuación al mismo tiempo que inserte los campos.

7. Finalmente, haga clic sobre el botón Combinar en impresora, si quiere imprimir el documento resultante de la combinación o puede elegir Combinar en un documento nuevo si prefiere ver el resultado de la combinación en un documento.